2016年4月27日

出欠確認はホームページからアンケートフォームを利用してメールで送られてくる。

フォームの記入欄は以下の通り。

・氏名
・連絡先
・出欠の確認
・新郎新婦へのメッセージ

住所や性別、新郎新婦どちらの知り合いか等は事前に把握しているので
あえて記入しないようにしている。

フォームは簡素な方が返信スピードが速くなる。

新郎新婦へのメッセージ欄を設けているのは、
後々そのコメントを集めて何かしらの形にして新郎新婦へと贈るためだった。


4月末日が締め切りとなっている。
今のところ9割方回答が来ていて、そのすべてが出席となっていた。


悠

(二次会の幹事って初めてだけどこんなに出席率高いもんなんだ……)

締め切りまであと三日。
そろそろこちらから確認してもよい頃合いだろう。

悠

二次会の出欠なんだけど、まだ返事が来てない人に、千花か友広くんから確認してもらっていい?

千花千花

わかった!
返事来てない人誰??

悠

敬称略ね
A、B、C、D、E、F、G、H、Iさん

千花千花

あ、Bさん、Dちゃん、Gさん、Hさんは、
この前会ったときに出席してくれるって言ってたんだった!

悠

りょーかい
あとはAさん、Cさん、Eさん、Fさん、Iさん

千花千花

ともくんの方でCさん、Fさん、Iさんの出席が確認できてます!!

悠

了解
あと二人だね

千花千花

連絡してみる!

悠

うん、出欠わかったら教えてね!

千花千花

(^^ゞ


締め切り間際になったら、出欠確認は積極的に

会場となる飲食店に正確な人数を申告するためにも、
出欠確認は、一ヶ月前までに終えておきたいですね。

招待状を出した時点では予定が分からなかった人も、
一ヶ月前になればある程度出席できるかどうかわかっているはず。

返事を出し忘れている人もいるので、
締め切り間際になったら、積極的に出欠確認を行いましょう。

この締め切り間際の出欠確認は、主催者が行うようにしましょう。
新郎新婦主催ならば新郎新婦が、幹事主催なら幹事が行います。

どうしても直前にならなければ分からない場合

どうしても直前にならなければ分からない場合は、
基本的には出席ということにしておきます。

そして直前(一週間前~3日前)に、もし欠席しなければならなくなったときは、
その時点で飲食店に相談してみましょう。
前々日までに連絡すればお料理をキャンセルさせてくれるところが多いです。

なぜ出席にするか

人数変更が影響するのは、会場と料理に関することがほとんどです。

飲食店勤務の経験からいうと、
席は増やすよりも減らす方が対応しやすいということがあります。

増やす場合には最悪お部屋自体を変更する必要が出てきたりして、
貸きり出ない場合にはほかのご予約との兼ね合いが難しくなるからです。

人数の変更は前々日までなら受け付けられます。
仕込み等の関係で、前日には人数分の準備を始めますので
前日になってしまうと欠席者もお料理代だけはいただくことになります。

飲み放題は当日でも欠席者分は外せるというお店も多いはずです。
直前に人数が減ってしまうことになったら、まずはお店に相談してみましょう。