2016年4月某日

予算の計算

カタカタとパソコンに向かって二次会招待状用のホームページを作っていると、
ふと会費が決まっていないことに気が付いた。

悠

(会費を決めるためには予算を決めとかないとなぁ)

予算のことまで千花と友広くんが考えているだろうか。


悠

(‥‥微妙)

ふたりとも人柄良くていい子たちではあるが、
どこか抜けているというか、どこも抜けているというか。


悠

(楽天家なんだよね、基本的に)

そこが彼らの長所であり、人に好かれる点でもあるが、
こういった何かの企画を進めるときには往々にして欠点となる。

だからこそ、放っておけないとみんなが力を貸したくなる。

そんな二人だ。

しみじみと新郎新婦について思いをはせていたが、ふと我に返る。
こういうときに力を貸してしまう筆頭のわたしなのだから、
向こうからのアクションは期待せず、こちらから動くべきなのだ。

さっそくラインで連絡を取る。


悠

あのさ、二次会の予算ってどのくらい?

千花千花

どのくらいいるかなあ??

……平日の昼間。
仕事中のはずなのに、どうしてすぐに返信が来るのか。
助かるから、まあいいのだけど。


悠

うーん。。。

千花千花

10万円くらいでなんとかなる??

悠

計算してみる

まずは事実関係を確認する。

1.この二次会は新郎新婦が主催する、披露宴の延長のようなもの。
  ※最近ではこのような二次会のことを1.5次会と呼びます。

2.基本的には招待客からは飲食代&会場代のみを請求するのがセオリー。

3.新郎新婦はその他のすべての費用を受け持つのが基本。

4.今回に限っては会場がライブハウスなので音響機器や映像機材がそろっている。

5.新たに用意する備品はゲームに関するものと景品、プチギフトくらい。


以上により、新郎新婦が負担すべき費用も5に限られる。
そして5に関しては、予算に合わせて準備するのが筋というもの。

だから、新郎新婦が予算を出してきたのであれば、幹事は予算内で賄う必要がある。
そしてこの場合、10万円というのは、決して無理な予算ではない。


悠

うん、たぶん大丈夫と思う

千花千花

よかったぁ

と、ここまで決まったことをわたしから報告していないことに気付く。
遅ればせながら、改めて報告を行うことにした。


悠

そういえば、会場はライブハウスになったよ

千花千花

もしかしてヒロくんのお兄さんとこ??

悠

そうそう

千花千花

ともくんが喜びそうwww

悠

それはよかった

飲食店が確保できなくての最後の手段ではあったけれど
結果的には新郎新婦にとっても馴染みのある場所でよかったのかもしれない。


悠

あとね、会費をさ、
料理一品持ち寄りにして少し低めにしたいんだけど

千花千花

えーなにそれ!

悠

手作りの場合は、好きなものを一品
買ってくるときは500円以下で好きなものを一品
持ち込んでもらった方が二次会への親近感もわくかなって

千花千花

えー!! 超楽しそう!!!

悠

ホームパーティみたいだよね

千花千花

わたしも持ち込んでいい??

悠

いや、千花はプチギフトの用意してよ

千花千花

プチギフト?

悠

招待客が帰るときに、進路新婦から渡すやつ

千花千花

あ、あれね!
うん、わかった
任せて!!

悠

90人分だから、ほどほどにね

千花千花

(‘◇’)ゞ

一旦スマホを置いて、会費を計算していく。
会費を決める際に予算が必要な理由は、多々あるが、
一番はゲームの景品の一等の金額を決めるためである。

ゲームの景品の一等には、会費の1.5倍程度のものを用意するのが一般的だ。
そしてそこから景品全体にかける予算が決まってくる。

今回の場合は、余興やゲームが中心となる二次会なので、
あらかじめ予算を知っておかなければ、二次会の進行を決めるのにも困る。

そのため、予算からゲームの景品一等の金額を出し、
さらにそこから逆算して会費を導き出し、妥当な金額かどうか判断しなければならない。

というわけで、予算が10万円であれば、十分な景品を用意することができる。
安心して会費を計算できるということだ。

会費の計算

まずは一人当たりの飲食代を計算する。

飲み物は会場に任せて、食事はこちらで用意することになっている。
一品持ち寄りなので、ケータリングを頼むときも軽めでいい。
当日お願いできそうなサービスを調べてみると、一人あたり1,600円だった。

一人当たりの飲食代

・食事代が1,600円(税込1,728円)
・飲み放題が1,500円(税込)

トータル 3,228円

全体の飲食代

3,228×90=290,520

一人当たりの会費

会費を出す際に計算しておかなければいけないことは、ドタキャンの可能性。

出席で返事が来ても、当日どうしても来られない場合もある。
けれど料理はすでに手配済みなので、当日になって変更することは不可能。
その場合当日来られなかった人の分の飲食代が問題になってくる。

ここでトラブルが起きないために、
会費を決めるときにはあらかじめドタキャンがあることを前提に組む必要がある。

90人出席予定、実際の出席者数を80名と仮定して、80名で全体の飲食代を割る。


290,520÷80=3,631.5


端数が出ると受付で時間を浪費したりトラブルのもとになりそうなので、
一人当たりの会費は4,000円と設定する。

4,000円ならば一品持ち寄りだとしても、今まで招待された二次会のどれよりも低価格だ。
地域的な平均会費よりも低くなっているため、問題ないだろう。

新郎新婦および幹事全員に会費を設定した旨を連絡する。
反対の声はなかった。

これによって、ようやく会費が決定したことになる。
わたしは改めてパソコンに向かい、二次会招待状用のホームページ作りを再開したのだった。