招待客への出欠確認も取れ、出席者の人数が確定したら、
二次会の会場に人数報告の連絡を入れましょう。


二次会会場との最終打ち合わせで確認するべき3つのこと

確定人数の報告と同時に、会場との最終打ち合わせをしておきましょう。
あらかじめ予約の段階で演出内容等は伝えているかと思いますが、
念には念を入れて確認しておくことで、当日の思わぬハプニングを防ぐことができます。

支払う料金について

会場に支払う金額(欠席者なしの場合)

人数を報告したら、全員参加したときの会場に支払う金額を確認します。
支払う金額の最大値を把握しておくことで、予算の管理活用が容易になります。

人数変更があった場合のコース料金について

前日までに人数変更があった場合

前日までに人数変更があった場合は、再度連絡を入れる旨伝えておきます。
そのとき、何日前までであれば欠席者分のコースをキャンセルできるかも聞いておきましょう。

経験上、前々日までは対応してくれる会場が多かったですが、
中には一週間前までに人数変更の連絡をしなければ、
欠席者のコース料金も席代として徴収される会場もありました。

キャンセルに関しては会場によってルールが様々で、
そのルールに従うのが利用者の一般的な常識になっていますので、
いつまでキャンセルできて、いつからキャンセル料を支払うべきかは
当日になってあたふたしないためにも、あらかじめ確認しておきます。

当日になって人数が変更になった場合

当日になって欠席が分かった場合や、時間になっても現れないドタキャンがあった場合の
コース料金の支払いについても確認しておきましょう。

当日キャンセルやドタキャンは比較的よくあることなので、
幹事としてはドタキャンがある予定で準備を進めることをおすすめします。

当日キャンセルやドタキャンの場合は、ほとんどが欠席者の料理代も支払うことになります。
当日キャンセルやドタキャンの場合では、料理はすでに用意されていることがほとんどで、
その料理代を請求するのは会場としては正当な権利といえます。

ただし料理代と飲み放題を分割することができる場合は、
飲み放題は支払わなくてもよいことが多いです。

最終打ち合わせの段階で当日キャンセルがあったときの飲み放題料金について
支払うことになるのか支払わなくてもよいのかを確認しておくと、
トラブルを防止することができます。

利用可能時間

景品や機材等を持ち込める時間

利用可能時間を再度確認しておきましょう。
そのとき、景品や機材の持ち込みが何時から可能かを確認します。

会場の飾りつけや機材のセットがある場合は、
その時間も計算しておかなければいけません。

当日になって急に利用可能時間よりも早く会場に押し寄せ、
機材や景品等を運び入れる行為は迷惑行為となり、会場側の印象が悪くなります。

せっかくのお祝いの席なので、
円滑に気持ちよく会を進めたいですよね。

そのために事前確認を怠らないようにしましょう。

解散してから片付けるまでの時間

二次会が終了して、ゲストが解散したあと、
会場を片付けるところまでが幹事の仕事になります。

片付けにどのくらい時間が使えるのか、
場合によっては次の予約が入っていることもありますので、
最終打ち合わせの時に何時まで利用できるかを確認しておきましょう。

予定している演出の確認

演出については、予約の段階で申告していると思いますが、
新たに内容が変わった場合など、演出可能かどうかを確認しましょう。

行き違いで幹事側が予定している演出と
会場側が把握している演出がすれ違っている場合もあります。

実際の例では、幹事側は映像を流すことを事前にお願いしていたけれど、
会場側は音声が出る映像の再生を許可していなかったことで、
せっかくのサプライズムービーが無音で上演された例もあります。

特に以下の点については会場に再度確認しておきましょう。

  • マイクを使用する演出(司会など)
  • 音声が流れる演出(ムービーの再生など)
  • 音楽を使用する演出(入退場、カラオケなど)
  • 移動する際足音・物音などが生じる演出(クイズやビンゴなどのゲーム)

事前に会場側と幹事側でお互い確認し合い、共通認識を持つことで、
当日になってトラブルに発展する危険をある程度排除することができます。

おめでたい場が台無しにならないように、確認作業をしっかりと行いましょう。