二次会当日のスケジュール例

二次会当日の幹事さんは大忙しです。
18時開宴の場合を例にとってスケジュールを見てみましょう。

16:00 集合

会場前に幹事全員が集合します。

16:10 機械類の確認

当日使う映像機器や音響機材、ゲーム機など、
機械ものはきちんと動くかどうかを確認しておきましょう。
本番で動かなくなるトラブルを未然に防ぐことができます。

17:00 搬入

DVD、機材、景品などを会場に搬入します。

17:15 セッティング

マイクやスクリーン、景品などを所定の位置にセットします。

17:30 開場・受付開始

受付係は2名以上で担当して、
会費回収と名簿に出席のチェックを入れていきます。

ファーストドリンクの注文

ファーストドリンクは来た人から注文しておくことをおすすめします。

早めに頼んだ人のものはぬるくなってしまいますが、
一度に頼んでも一度にたくさんのドリンクを持ってきてもらうことはできません。

出来上がったものから提供されるので、
早めに頼んでおいた方がドリンクの待ち時間が少なく済みます。

もしくは最初の一杯は全員同じものにして、
あらかじめお店の方に注文しておきましょう。
そうすることでタイミングよくドリンクを出してもらえます。

二次会の進行

18:00 開宴の挨拶・新郎新婦入場
18:10 新郎新婦挨拶
18:20 友人代表祝辞・乾杯
  ↓   歓談
18:40 ゲーム
  ↓   歓談
19:20 余興
19:40 新郎新婦挨拶・退場
19:50 解散
    ※新郎新婦によるお見送りとプチギフト贈呈
    ※幹事は会場に精算、片付け
20:00 会場を退出


当日の役割分担

兼任できるものは兼任しますが、
幹事さんたちだけでは仕事が多すぎてすべてを行うことが難しい場合が多いです。

その場合は招待客の方にも当日のお手伝いを事前にお願いしておくと安心です。
とくにカメラやビデオなどは得意な人が必ずいるので、
当日カメラやビデオなどを持ち込んでもらい、撮影してもらいましょう。

お願いしたら、お菓子の詰め合わせなど、ささやかでもお礼は忘れずにしましょう。

司会(1名)

会の進行を任せる人物です。
1名以上で司会をしましょう。

アシスタント(1名)

景品の受け渡しや小道具の用意など司会を助ける仕事です。

タイムキーパー(1名)

時間通りに会を進行させるため、スケジュールを管理する人です。
状況によっては予定している内容を変更するなど、臨機応変に対応します。

会計(1名)

会費回収の際のおつりを用意しておきましょう。

準備段階の予算の管理もですが、
二次会当日に集めた会費の管理や会場への支払いも担当します。

受付(2名以上)

会費を回収して、出席者名簿にチェックを入れていきます。
集めた会費はまとめて会計係に渡します。
会計係が兼任したほうがスムーズです。

記録係(任意)

カメラやビデオなど、二次会の様子を撮影する人です。
幹事が担当になる必要はないので、
カメラが趣味の人などに複数人に協力をお願いしましょう。

音響係(1名以上)

BGMや余興のカラオケの音を流すため、機材を操作する人です。
プロに頼むこともできますので予算と相談してから決めましょう。


ハプニングは起きるもの

どれだけ万全に準備していても、必ず起きるのがハプニングです。
何が起きても柔軟に対応できるような心構えをしておきましょう。

結局は、「楽しかったね」で終わることができれば大成功です。
予定通りの完璧な二次会を目指すのではなく、
起こってしまったハプニングを利用して笑いに変えるくらいの気持ちで臨みましょう。

実際に起こったハプニング例

・新郎新婦が遅刻した
・マイクの調子がおかしかった
・用意していた音楽が鳴らなかった
・プロジェクターが映らなかった
・当日急病になった幹事がいた
・時間がオーバーした
・進行がグダグダになってしまった
・ドタキャンが予想外に多かった
・欠席予定の人が急に来た
・招待していなかった人が飛び入り参加した
・ファーストドリンクを注文するタイミングに困った
・ゲームの景品が足りなかった
・お店の場所が分からなくて問い合わせが相次いだ
・お店との連携が取れていなかった

ハプニング対処法

・機械類はあらかじめちゃんと動くことを確認しておく。
・ドタキャンと飛び入り参加の両方を想定しておく。
・進行予定の中で時間が足りなくなった時に省略するものを選んでおく。
・会場側としっかりと打ち合わせをしておき、
 可能性のある出来事(カラオケの有無など)は事前に許可を得ておく。