締め切り間際になったら、出欠確認は積極的に

会場となる飲食店に正確な人数を申告するためにも、
出欠確認は、締め切りを二次会当日の一ヶ月前までに設定しておきましょう。

招待状を出した時点では予定が分からなかった人も、
一ヶ月前になればある程度出席できるかはっきりしてくるはずです。

締め切りまでに出欠の連絡がない場合は、連絡を入れて確認します。
返事を出し忘れている人もいるので、
締め切り間際になったら、積極的に出欠確認を行いましょう。

この締め切り間際の出欠確認は、主催者が行います。
新郎新婦主催ならば新郎新婦が、幹事主催なら幹事が行います。

どうしても直前にならなければ分からない場合

どうしても直前にならなければ分からない場合は、
基本的には出席ということにしておきます。

そして直前(一週間前~3日前)に、欠席しなければならないと分かったときは、
その時点で飲食店に人数変更を申し入れ、食事代について相談してみましょう。
前々日までに連絡すればお料理をキャンセルさせてくれるところが多いです。

なぜ出席にするか

人数変更が影響するのは、会場と料理に関することがほとんどです。

飲食店勤務の経験からいうと、
席は増やすよりも減らす方が対応しやすいということがあります。

増やす場合には最悪お部屋自体を変更する必要が出てきたりして、
貸きり出ない場合にはほかのご予約との兼ね合いが難しくなるからです。

人数の変更は前々日までなら了承してくれる会場も多いでしょう。

仕込み等の関係で、前日には人数分の準備を始めますので
前日になってしまうと欠席者もお料理代だけはいただくことになります。

当日キャンセルが出てしまった場合

まずは予定していた人数から当日になって変更してしまうことを謝罪します。
そのうえで、代金に関して相談してみましょう。

飲み放題は当日でも欠席者分は外せるというお店も多いはずです。
直前に人数が減ってしまうことになったら、まずはお店に相談してみましょう。